Phần mềm quản lý tòa nhà văn phòng, khu phức hợp

Giới thiệu

Phần mềm quản lý tòa nhà, khu phức hợp SmartLand Building được xây dựng và thiết kế cho nhiều loại hình cao ốc văn phòng tại các thành phố như tòa nhà văn phòng cho thuê, tòa nhà trụ sở, chi nhánh; co-working; khu phức hợp; chuỗi toàn nhà của các tập đoàn,…

Với tiêu chí đem lại các sản phẩm và dịch vụ chuyên nghiệp chúng tôi hướng đến tiêu chuẩn sản phẩm công nghệ thân thiện và hiệu quả cho mọi đối tượng từ các nhà quản lý, chủ đầu tư đến nhân viên. Ngoài ra, phần mềm còn giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán quản lý doanh thu, chi phí; tiện ích phục vụ khách hàng; đảm bảo chất lượng, minh bạch trong công tác quản lý, làm hài lòng chủ đầu tư, nhà quản lý, khách thuê và đối tác.

Lợi ích

Gia tăng giá trị bất động sản: Bất động sản và tài sản trong bất động sản được duy trì sẽ giữ giá trị hoặc tăng giá trị. Việc thiếu công tác bảo trì sẽ làm giảm giá trị thị trường và giá cho thuê của bất động sản.
Gia tăng sự hài lòng: Công tác bảo trì kém các tòa nhà, tài sản và thiết bị sẽ làm những người thuê không hài lòng và có thể phá vỡ mục tiêu doanh thu.
Giảm chi phí: Một phần mềm quản lý tòa nhà hiệu quả có thể giúp tiết kiệm tiền bằng cách giảm thiểu rủi ro, kéo dài tuổi thọ của thiết bị và vật tư, làm hài lòng khách thuê và giảm thiểu các công tác thủ công.
Giảm khối lượng công việc: Các nhà quản lý tòa nhà văn phòng, trụ sở,… có rất nhiều việc phải làm. Bằng cách có hệ thống bảo trì tòa nhà, bạn có thể giảm thời gian liên hệ với khách hàng và chủ sở hữu, theo dõi đơn đặt hàng, công việc, nhập dữ liệu, thanh toán hóa đơn và xử lý các trường hợp khẩn cấp.
Tăng doanh thu: xem xét hiệu suất so với nhu cầu thị trường và liên tục cải thiện các dịch vụ cung cấp cho khách thuê
Bảo đảm lợi nhuận: chú trọng vào việc duy trì, bảo đảm chất lượng, giá trị tài sản cũng như tuyển dụng và đào tạo đội ngũ nhân viên đạt chuyên môn cao.

Phần mềm quản lý tòa nhà văn phòng, khu phức hợp

Tính Năng

Quản lý Tòa Nhà

Quản lý danh mục khối nhà, tầng (mặt bằng, diện tích xây dựng, hành lanh chung, diện tích hữu dụng,…), phân loại mặt bằng (tên, mã phân loại,..) , trạng thái mặt bằng, phân loại danh mục giá thuê (loại mặt bằng, giá thuê, đơn giá,…).
Cập nhật thông tin tòa nhà bao gồm thông tin chung, giá trị, số tòa nhà, nhà quản lý trực tiếp
Lưu trữ và quản lý tài liệu, hình ảnh liên quan đến tòa nhà
Quản lý, cập nhật danh mục các khối thuộc tòa nhà, tầng lầu (danh sách các tầng trong tòa nhà, diện tích hữu dụng, diện tích sàn xây dựng, diện tích khu vực dùng chung,…), loại mặt bằng , diện tích mặt bằng cho thuê
Thống kê báo cáo tổng hợp diện tích, thông tin tòa nhà, diện tích sàn cho thuê, diện tích theo tầng, tình hình sử dụng mặt bằng, tiến độ thuê lắp đầy,…

Quản lý Kinh Doanh Tòa Nhà

Theo dõi và quản lý các danh mục dịch vụ cung cấp (tên loại dịch vụ, số thứ tự, tên hiễn thị, mã,…); danh mục đồng hồ điện (mặt bằng, số đồng hồ, hệ số nhân, diễn giải, đồng hồ tổng,…); danh mục định mức điện (loại điện, đơn giá, diễn giải,…)
Theo dõi và quản lý thông tin đối tác cung ứng dịch vụ, khách hàng thuê, cung ứng hàng hóa, thiết bị,…
Theo dõi và quản lý phí/ giá thuê văn phòng, mặt bằng, tòa nhà; thông tin hợp đồng thuê; chi tiết hợp đồng thuê ( vị trí thuê, diện tích, đơn giá, tiền thuê/ tháng,…); upload tài liệu đính kèm liên quan đến hợp đồng
Theo dõi lịch thanh toán/ thanh lý: Hệ thống tự động sinh ra lịch thanh toán tiền thuê văn phòng theo kỳ thanh toán của hợp đồng; theo dõi lịch thanh toán tiền cọc thuê hợp đồng, cập nhật số tiền thanh lý hợp đồng; theo dõi các khoản phải thu của khách hàng, thông tin xuất hóa đơn cho khách hàng, và file đính kèm xuất hóa đơn
Quản lý thông tin bàn giao và file đính kèm tài liệu bàn giao; quản lý danh sách thông tin đầu mối hợp đồng (người liên hệ theo từng hợp đồng)
Quản lý và theo dõi điện tòa nhà: cập nhật hóa đơn điện lực, hệ thống tính ra đơn giá trung bình theo loại điện; cập nhật chỉ số điện văn phòng, điện điều hòa, điện máy phát của khách hàng thuê tính ra tiền điện của khách hàng; chi tiền điện dùng chung cho Cty và chi nhánh
Thống kê báo cáo tổng hợp tiền thuê văn phòng, phí điện khách hàng; in biên bản xác nhận tiền điện; tổng hợp các khoản phải thu; bảng phân bổ tiền điện tòa nhà

Quản lý Sự Cố Sửa Chữa Tòa Nhà, Tài Sản

Quản lý và theo dõi thông tin sự cố liên quan đến tòa nhà
Chức năng Phân công, giao nhiệm vụ cho nhân viên tòa nhà khắc phục sự cố
Quản lý thông tin tài liệu/ giấy tờ/ chứng từ: cập nhật phiếu yêu cầu khắc phục sự cố (hỗ trợ upload file đính kèm, in biên bản xác nhận sự cố). Quản lý tờ trình chi phí, xuất danh sách tờ trình theo mẫu ban tài chính, upload file đính kèm. Cập nhật chứng từ hợp đồng sửa chữa, thông tin hợp đồng, nội dung công việc, lịch thanh toán hợp đồng, thông tin người liên hệ, tài liệu đính kèm hợp đồng,…
Theo dõi công tác thanh lý/ thanh toán hợp đồng sửa chữa: Quản lý thông tin hóa đơn nhận từ đối tác, thiết lập các nội dung chi theo danh mục chi phí, xuất báo cáo theo mẫu ban tài chính. Cập nhật thông tin nghiệm thu hợp đồng và tài liệu đính kèm

Quản lý Chi Phí Tối Ưu

Theo dõi và quản lý danh mục khoản mục chi phí, Quản lý danh mục phân loại yêu câu sửa chữa theo khoản mục chi
Cập nhật và lên kế hoạch chi theo năm của tòa nhà

Quản lý Tài Sản Trong Tòa Nhà Toàn Diện

Cập nhật và Quản lý các danh mục loại tài sản, hãng sản xuất, xuất sứ, trạng thái tài sản, kho hàng, đơn vị tính, hệ thống kỹ thuật, đơn vị sử dụng, chất lượng, nguồn gốc hình thành,…
Cập nhật và quản lý cập nhật tài sản : Tên Tài sản, Giá tài sản, Ngày ghi tăng, Tòa nhà sử dụng, Đơn vị sử dụng, Thông tin bảo hành, Các thông tin chung của Tài sản
Theo dõi và gán tài sản vào vị trí mặt bằng của tòa nhà: thông tin phiếu gắn, vị trí gắn tài sản, tài sản gắn và các chứng từ liên quan,…
Theo dõi công tác kiểm kê tài sản: số kiểm kê, ngày kiểm kê, chi tiết tài sản kiểm kê, số lượng tài sản sau khi kiểm kê, chất lượng tài sản sau khi kiểm kê
Theo dõi tài sản thanh lý: Ghi giảm thanh lý tài sản (Số ghi giảm, Ngày ghi giảm, lý do ghi giảm, chi tiết tài sản ghi giảm, hao mòn lũy kế, khấu hao Tài sản); tổng hợp danh sách các lý do ghi giảm tài sản
Cập nhật và quản lý các thông tin đánh giá tài sản: Đánh giá lại chi tiết giá trị tài sản, chứng từ liên quan, thành viên tham gia;
Quản lý khấu hao tài sản: Thông tin khấu hao Tài sản, ngày khấu hao, chi tiết tài sản khấu hao, giá trị khấu hao, Khấu hao định khoản
Thống kê báo cáo tài sản theo tòa nhà và theo hệ thống

Quản lý Kho Hàng Chặt Chẽ

Theo dõi và quản lý kho hàng: Quản lý thông tin tài sản như tên tài sản, số lượng, đơn giá…; quản lý thời gian bảo hành, nhà cung cấp, vị trí sử dụng tài sản, biết được lịch sử kiểm kê của tài sản; phân loại tài sản cho trang thiết bị, dụng cụ
Ghi nhận và theo dõi tài sản nhập kho, xuất kho ( Tài sản xuất nhập, vị trí nhận tài sản, căn cứ xuất nhập kho, số lượng tài sản xuất nhập,… ); hoạt động kiểm kê (thời gian kiểm kê, Lựa chọn Kiểm kê, Danh sách tài sản, Danh sách người kiểm kê,…); tình trạng tăng giảm số lượng của tài sản trong kho (thông tin tài sản tăng giảm, lý do tăng giảm,…)
In và quản lý các chứng từ: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu kiểm kê, phiếu ghi tăng, phiếu ghi giảm,…

Quản lý Kỹ Thuật

Theo dõi và quản lý kế hoạch kiểm tra hệ thống : các kế hoạch kiểm tra hệ thống của tòa nhà, thời gian kiểm tra, công việc thực hiện, lịch kiểm tra, nhật ký kiểm tra, trạng thái của tài sản khi được kiểm tra;
Lên lịch kiểm tra hệ thống: tên kế hoạch kiểm tra, tòa nhà, hệ thống, thời gian kiểm tra, công việc, chu kỳ kiểm tra,…
Quản lý các kế hoạch bảo trì của từng hệ thống tòa nhà, kết hợp giữa ban quản lý tòa nhà và nhà cung cấp đồng kiểm tra
Lên kế hoạch bảo trì: phiếu kế hoạch, xác định vị trí cần bảo trì, thiết lập định kỳ bảo trì, dự toán chi phí bảo trì, tài sản, thiết bị, đối tác tham gia, nhân sự,…
Quản lý và khảo sát tòa nhà cùng đối tác: lập biên bản kiểm tra, đợt kiểm tra, thời gian kiểm tra, người kiểm tra, đối tác, tiêu chí kiểm tra
Quản lý nhật ký làm thêm giờ: quản lý việc làm thêm giờ của khách hàng. Lập nhật ký làm thêm giờ: tòa nhà, khách hàng, mặt bằng, hợp đồng, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc

Quản lý Sổ Quỹ Doanh Thu và Chi Phí

Quản lý doanh thu của khách hàng tại tòa nhà. Lập phiếu thu: thông tin chung của khách hàng, thông tin chứng từ, thông tin chi tiết, số tiền thu
Quản lý chi phí của tòa nhà; lập phiếu chi (phương thức thanh toán, thông tin chung của người nhận, thông tin chứng từ, thông tin chi tiết, số tiền chi)

Phần mềm quản lý tòa nhà văn phòng, khu phức hợp

Tiện Ích Hỗ Trợ Chăm Sóc, Lịch Làm Việc, Tra Cứu Tài Liệu

Chức năng quản lý Email : tài khoản Email, máy chủ gửi mail, máy chủ nhận mail, Gửi tối đa, Nhân viên,…
Quản lý được nhiệm vụ của từng nhân viên, nhắc nhở được nhân viên những công việc cần phải làm
Tra cứu tài liệu liên quan tại tòa nhà

Quản Lý Hệ Thống Người Dùng

Quản lý danh mục liên quan đến hệ thống như: loại tiền, khu vực , đơn vị tính, phòng ban, chức vụ,…
Quản lý thông tin tài khoản người dùng khi sử dụng hệ thống, các chức năng phân quyền khi truy cập, phân quyền dữ liệu.