Làm sao để xây dựng được mô hình quản lý chung cư hiệu quả được xem là một trong những vấn đề đau đầu mà ban quản lý tòa nhà gặp phải, đặc biệt với dịch vụ quản lý vận hành chung cư phức tạp sẽ không thể thành công nếu bộ máy quản lý vận hành quá cồng kềnh và không ổn định.

Chính vì vậy các chủ đầu tư cùng đơn vị quản lý vận hành cần có giải pháp xây dựng mô hình quản lý nhà chung cư chuyên nghiệp và tối ưu, đảm bảo công tác quản lý vận hành trơn tru và mang lại sự hài lòng cho cư dân sinh sống bên trong tòa nhà.

1. Phải có giải pháp quản lý vận hành tòa nhà chuyên nghiệp đúng chức năng

Một mô hình quản lý vận hành nhà chung cư cồng kềnh với quá nhiều nhân sự không cần thiết không chỉ khiến khâu quản lý vận hành rối thêm mà còn tăng thêm chi phí quản lý vận hành, vì vậy việc quản lý nhà chung cư sẽ không đạt được hiệu quả như mong muốn.

Chúng ta nên biết rằng với mỗi loại hình chung cư khác nhau thì việc tổ chức bộ máy quản lý vận hành tòa nhà cũng phải có những đặc trưng cùng nét riêng biệt khác nhau, vì vậy khi xây dựng mô hình quản lý chung cư các chủ đầu tư cùng đơn vị quản lý vận hành cũng phải dựa theo nét riêng biệt từng tòa nhà chung cư để xây dựng phương án quản lý vận hành chính xác và hiệu quả.

Để làm được điều này chúng ta phải đảm bảo các chức năng của chung cư khi quản lý vận hành phải tốt, khiến chung cư có thể khai thác và sử dụng hiệu quả nhất.

Với yêu cầu này bắt buộc ban quản lý phải hoàn thành tốt những nhiệm vụ của tổ chức quản lý, phải thực hiện đầy đủ, toàn diện các chức năng quản lý chung cư. Đây là cơ sở pháp lý, là căn cứ chủ yếu để từng tổ chức quản lý chung cư tổ chức bộ máy quản lý của mình.

2. Ban quản lý phải thực hiện nghiêm túc công việc theo từng vị trí, từng phòng ban

Nếu muốn công tác quản lý vận hành chung cư được diễn ra trơn tru và hiệu quả thì ban quản lý bận hành phải nghiêm túc thực hiện công việc quản lý vận hành theo từng phòng ban, từng vị trí và phải có chế độ trách nhiệm cá nhân dựa trên cơ sở phải đảm bảo và phát huy quyền làm chủ của từng nhân viên trong công ty.

Chính vì vậy trong quá trình quản lý vận hành, từng nhân sự với từng trách nhiệm công việc khác nhau cũng cần phải có cách kiểm soát và theo dõi cụ thể, có báo cáo chi tiết nhằm tránh báo cáo trình duyệt quá nhiều bộ phận, thủ tục rườm rà khiến việc xử lý những yêu cầu của cư dân chậm trễ, gây bức xúc và phiền phức cho cư dân đang sinh sống trong tòa nhà.

Điều này cũng khiến ban quản lý tòa nhà phải quản lý vận hành tòa nhà chung cư có trách nhiệm hơn, cần có sự phân công rõ ràng và cụ thể theo từng nhân sự tại từng phòng ban, có kế hoạch theo dõi và kiểm soát công việc nhân sự đúng đắn nhằm đảm bảo tối ưu hiệu suất quản lý vận hành nhà chung cư.

3. Xây dựng mô hình quản lý chung cư phù hợp với quy mô tòa nhà

Khi xây dựng mô hình quản lý nhà chung cư chúng ta cũng cần phải đảm bảo mô hình quản lý vận hành cần phải phù hợp với quy mô và công năng, đặc điểm kinh tế kỹ thuật của từng tòa nhà chung cư.

Chẳng hạn với những tòa nhà chung cư lớn, hiện đại và cao cấp hơn, việc bộ máy quản lý được phân chia, tổ chức các bộ phận chức năng chuyên môn hóa sâu hơn, do đó cần thiết và có thể tổ chức nhiều phòng chức năng hơn các chung cư có quy mô nhỏ hơn.

4. Cần xây dựng bộ máy quản lý vận hành chung cư tinh giản nhưng hiệu quả

Việc quản lý vận hành chung cư không phải cứ nhiều nhân sự là có thể quản lý vận hành chung cư tốt và hiệu quả, vì vậy ban quản lý khi xây dựng mô hình quản lý vận hành chung cư cũng phải đảm bảo vừa tinh giản vừa vững mạnh trong bộ máy quản lý.

Với yêu cầu này bắt buộc bộ máy quản lý vận hành chung cư phải đảm bảo chức năng ít nhưng vẫn có thể hoàn thành đầy đủ những chức năng quản lý. Vì vậy ban quản lý được coi là vững mạnh khi những quyết định của được chuẩn bị một cách chu đáo, có cơ sở khoa học, sát với thực tiễn; khi những quyết định ấy được mọi bộ phận, mọi người chấp hành với tinh thần kỷ luật nghiêm khắc và ý thức tự giác đầy đủ.

Để làm được những điều này giải pháp tốt nhất các chủ đầu tư cùng doanh nghiệp quản lý vận hành cần sử dụng phần mềm quản lý tòa nhà SmartLand Building nhằm có thể dễ dàng giải quyết tất cả những vấn đề trên.

Sử dụng phần mềm quản lý tòa nhà SmartLand Building giúp ban quản lý có thể quản lý tòa nhà một cách tự động hóa. Với các chức năng ưu việt và đa dạng, SmartLand Building hoàn toàn đáp ứng được nhu cầu quản lý thông tin khách hàng mua căn hộ, thuê căn hộ, chi phí dịch vụ bảo trì bảo dưỡng thiết bị trong tòa nhà, quản lý tài sản, mua sắm trang thiết bị tòa nhà, quản lý lịch làm việc, nhắc việc bảo trì, sữa chữa, vệ sinh, quản lý vận hành thang máy, bãi giữ xe, các hợp đồng dịch vụ: Gym & Spa, Laundry, điện, nước, điện thoại, TV cáp, Internet…

Trong quá trình quản lý vận hành tòa nhà thường khó tránh khỏi những rủi ro ngoài ý muốn, như cháy nổ, sự cố thang máy, thiết bị kỹ thuật….. hoặc những thiếu sót về dịch vụ gây bất mát cho cư dân cùng khách hàng trong tòa nhà. Vậy ban quản lý tòa nhà phải làm gì để phòng tránh rủi ro trong công tác quản lý vận hành tòa nhà? Cùng Infox Việt Nam tìm hiểu kỹ hơn qua bài viết dưới đây!

1. Những vấn đề rủi ro trong quản lý vận hành tòa nhà

Những vấn đề rủi ro trong quản lý vận hành tòa nhà cho tới thời điểm hiện tại vẫn là một trong những vấn đề hết sức bức thiết được các chủ đầu tư đặc biệt quan tâm và chú ý, nhất là trong những năm trở lại đây khi hàng loạt tòa nhà chung cư xảy ra những sự cố lớn nhỏ khác nhau gây hoang mang cho không ít cư dân cùng khách hàng.

Cho dù chủ đầu tư thiết lập ban quản lý tòa nhà, hoặc bỏ tiền thuê đơn vị quản lý vận hành tòa nhà chuyên nghiệp bên ngoài nhưng cũng khó tránh khỏi những vấn đề rủi ro có thể xảy ra.

Đặc biệt với những chủ đầu tư tự tổ chức bộ máy quản lý vận hành tòa nhà cũng xảy ra nhiều bất cập, trong đó những chủ đầu tư thường không thể lường trước được những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình quản lý vận hành tòa nhà.

Trong khi việc quản lý vận hành tòa nhà phải đảm bảo thường xuyên bảo trì tòa nhà, bảo trì ngăn ngừa rủi ro, sửa chữa và bảo trì thẩm mỹ, bảo trì trì hoãn tòa nhà, mỗi một bước bảo trì đều có vai trò quan trọng trong việc hạn chế tối đa sự cố và tính toán chính xác xác suất rủi ro xảy ra đối với bất động sản.

Có không ít trường hợp doanh nghiệp quản lý vận hành hoặc chủ đầu tư vì muốn cắt giảm chi phí đã cắt giảm một số hoạt động bảo trì tòa nhà định kỳ đã gây ra những nguy hiểm khôn lường do hệ thống kỹ thuật không được bảo trì thường xuyên dẫn đến không có khả năng ngăn ngừa rủi ro và tăng các trường hợp phải sửa chữa khẩn cấp.

Cho tới nay một trong những khâu quan trọng nhưng lại thường bị bỏ quên trong quản lý bận hành tòa nhà chính là công tác bảo trì thường xuyên. Việc chú ý tới bảo trì thường xuyên giúp ban quản lý phát hiện nhanh chóng những dấu hiệu và nguy cơ rủi ro trong tòa nhà, từ đó có kế hoạch sửa chữa, phòng ngừa rủi ro hợp lý. Hoạt động bảo dưỡng thường xuyên không chỉ dừng lại ở bảo trì hệ thống kỹ thuật như máy phát điện, thang máy, máy lạnh, máy bơm PCCC… mà bao gồm cả các hạng mục khác như cây trồng, cảnh quan tòa nhà, cấp thoát nước, hệ thống thông gió…

Nhưng thực tế có không ít tòa nhà hiện nay không thực hiện được công tác bảo trì thường xuyên do nhiều lý do, có thể do ban quản lý không nhớ lịch bảo dưỡng bảo trì, không chú ý được tới vấn đề bảo trì thường xuyên hoặc kế hoạch bảo trì chậm chạp không đúng thời hạn, điều này có thể gây ra những sự cố không lường trong tòa nhà như : Hệ thống máy bơm thoát nước không hoạt động dẫn đến ngập úng do mưa, bão; từ đó gây ngập tầng hầm làm hư hỏng thang máy, trạm điện, máy phát điện và nhiều hệ thống kỹ thuật khác của tòa nhà…

2. Làm sao để quản lý vận hành tòa nhà hiệu quả phòng tránh rủi ro?

Việc sơ xuất trong công tác quản lý vận hành tòa nhà rất dễ gây bất mãn cho cư dân trong tòa nhà, chính vì vậy để quản lý vận hành tòa nhà hiệu quả, phòng tránh rủi ro bắt buộc ban quản lý tòa nhà cùng chủ đầu tư phải có giải pháp quản lý vận hành tòa nhà hiệu quả và chu đáo hơn, tối ưu công tác quản lý vận hành để đảm bảo quản lý tòa nhà chuyên nghiệp và nghiêm ngặt, hạn chế tối đa rủi ro và sự cố phát sinh trong công tác quản lý vận hành.

Để làm được điều này chủ đầu tư cùng ban quản lý tòa nhà cần:

+ Nâng cao nghiệp vụ của nhân sự trong quản lý vận hành tòa nhà, đảm bảo ban quản lý phải có kinh nghiệm và trình độ chuyên môn cao, nhanh nhạy và sắc bén vì rủi ro đến từ mọi phía, từ mọi quy trình, con người tham gia vào vận hành tòa nhà.

+ Ứng dụng phần mềm quản lý tòa nhà SmartLand Building để nâng cao công tác quản lý vận hành tòa nhà hiệu quả, giúp quản lý toàn diện hoạt động vận hành của tòa nhà từ bảo trì bảo dưỡng thiết bị trong tòa nhà, quản lý tài sản, mua sắm trang thiết bị tòa nhà, quản lý lịch làm việc, nhắc việc bảo trì, sữa chữa, vệ sinh, quản lý vận hành thang máy, bãi giữ xe, các hợp đồng dịch vụ: Gym & Spa, Laundry, điện, nước, điện thoại, TV cáp, Internet… .

+ Lên kế hoạch trước và đánh giá trước về những rủi ro tiềm ẩn của tòa nhà, phải đảm bảo linh hoạt và phù hợp với thực tế và chuyên biệt với từng đối tượng tòa nhà khác nhau, từ đó xây dựng được kế hoạch phòng ngừa và ứng phó với rủi ro , giúp tòa nhà vận hành trong trạng thái ổn định, hiệu quả nhất.

Điều quan trọng là ban quản lý cùng chủ đầu tư phải đảm bảo tối ưu công tác quản lý vận hành tòa nhà với phần mềm SmartLand Building để có thể xem xét tất cả các rủi ro hàng tuần, hàng tháng một cách thường xuyên, khoa học và cập nhật kịp thời đánh giá rủi ro nếu có so với hiện trạng ban đầu. Việc xây dựng hệ thống kiểm soát rủi ro phù hợp sẽ giúp tòa nhà ngăn ngừa những tổn thất, hư hỏng đáng tiếc và tạo hình ảnh chuyên nghiệp, thân thiện cho tòa nhà, qua đó tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường quản lý Bất Động Sản.

Muốn quản lý vận hành tòa nhà hiệu quả,hạn chế tối đa các tranh chấp quản lý chung cư có thể xảy ra ngoài việc chú ý tổ chức quản lý chung cư, thành lập thành lang pháp lý hoàn chỉnh nhằm hạn chế và giải quyết nhanh tranh chấp liên quan tới nhà chung cư chúng ta còn cần có giải pháp quản lý hoàn chỉnh, có hệ thống và theo dõi đầy đủ mọi dịch vụ, tiện ích bên trong nhà chung cư.

Cùng SmartLand tìm hiểu các giải pháp quản lý hiệu quả tòa nhà chung cư thông qua bài viết dưới đây.

1. Cần đề xuất ban hành luật chung cư riêng

Để quản lý tòa nhà hiệu quả và hạn chế tối đa tranh chấp quản lý chung cư thì từ cơ quan nhà nước cũng cần ban hành luật chung cư riêng, tạo ra một hành lang pháp lý hoàn chỉnh nhằm điều chỉnh toàn bộ quan hệ có liên quan tới nhà chung cư, từ đó có thể hạn chế và nhanh chóng giải quyết những tranh chấp có liên quan tới nhà chung cư.

Trong đó nhà nước cũng cần có những quy định rõ ràng và chi tiết hơn về phần sở hữu chung và riêng, cũng như cần có điều kiện để khai thác các khu vực này, có sự quy định rõ ràng trong trách nhiệm của các bên trong trường hợp có sự cố cháy nổ xảy ra trong quá trình kinh doanh hoặc sử dụng các khu vực này, gây ảnh hưởng tới toàn bộ tòa nhà chung cư cùng cư dân bên trong tòa nhà.

Có thể nói để hạn chế tranh chấp quản lý chung cư vẫn cần có sự kiểm soát của chính quyền trong quản lý và vận hành chung cư.

2. Chủ đầu tư cần coi trọng quản lý vận hành chung cư

Tất nhiên để đảm bảo quản lý tòa nhà hiệu quả, hạn chế tranh chấp trong vận hành chung cư thì từ chính chủ đầu tư bất động sản cũng cần phải coi trọng hơn vấn đề quản lý, vận hành chung cư sau khi bàn giao.

Việc coi trọng quản lý vận hành chung cư cũng góp phần giúp chủ đầu tư không ngừng nâng cao uy tín thương hiệu của mình, từ đó dễ dàng thu hút được nhiều khách hàng trong các dự án tiếp theo.

3. Thành lập ban quản lý nhà chung cư

Để xử lý tốt các tranh chấp quản lý vận hành chung cư thì việc thành lập ban quản lý nhà chung cư là hết sức cần thiết.

Việc thành lập ban quản lý nhà chung cư theo đúng quy chế quản lý và sử dụng nhà chung cư cũng cần đặc biệt chú trọng, trong đó chủ đầu tư phải chọn lựa thành viên trong ban quản lý nhà chung cư cẩn thận, người được chọn cũng phải “có tâm – có tầm – có tài” để có thể đại diện cho quyền lợi của cư dân tốt nhất.

Người được chọn vào ban quản lý vận hành nhà chung cư tuyệt đối không thể thiếu tinh thần trách nhiệm hoặc có biểu hiện vụ lợi, gây thiệt hại cho quyền lợi của cư dân sống trong khu chung cư.

4. Công tác quản lý, giám sát phải minh bạch, rõ ràng

Nếu muốn phòng tránh xảy ra tranh chấp nhà chung cư thì công tác quản lý nhà chung cư cũng cần phải minh bạch, rõ ràng, mọi hoạt động đều cần có sự giám sát chặt chẽ.

Với yếu tố này chúng ta có thể sử dụng phần mềm quản lý tòa nhà chung cư InfoxBuilding để tăng cường hiệu quả quản lý nhà chung cư, kiểm soát chặt chẽ hoạt động của tòa nhà, từ thông tin khách hàng mua căn hộ, thuê căn hộ, cho tới các chi phí dịch vụ bảo trì bảo dưỡng thiết bị trong tòa nhà, quản lý tài sản, mua sắm trang thiết bị tòa nhà, quản lý lịch làm việc, nhắc việc bảo trì, sữa chữa, vệ sinh, quản lý vận hành thang máy, bãi giữ xe, các hợp đồng dịch vụ: Gym & Spa, Laundry, điện, nước, điện thoại, TV cáp, Internet… .

Việc minh bạch, rõ ràng trong mọi hoạt động sẽ giúp hạn chế tối đa các tranh chấp trong quản lý vận hành nhà chung cư có thể xảy ra.

Ngoài ra ban quản lý chung cư phải có mô hình quản lý phù hợp với quy mô, công năng và đặc điểm kinh tế kỹ thuật của chung cư, đảm bảo vừa tinh giản lại vừa vững mạnh.

Trong kỷ nguyên số hóa hiện nay thì việc ứng dụng công nghệ vào quản lý tòa nhà chung cư nhằm tạo sự cạnh tranh cũng là yếu tố cần thiết để quản lý chung cư khi thị trường chung cư đang bão hòa hiện nay. Một trong những phần mềm ban quản lý chung cư cần ứng dụng là InfoxBuilding giúp quản lý tòa nhà chung cư hiệu quả hơn hẳn.

Mục tiêu của InfoxBuilding là tập trung vào quản lý toàn bộ các hoạt động của chung cư, đơn giản hóa trong việc giảm sát , vận hành và quản lý tòa nhà chung cư nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ, chặt chẽ, rõ ràng và minh bạch.

InfoxBuilding giúp nâng cao hiệu suất quản lý tòa nhà chung cư bằng cách giảm chi phí nhân công, chi phí năng lượng và cung cấp môi trường làm việc an toàn, thoải mái cho nhân sự trong ban quản lý tòa nhà, đảm bảo cuộc sống thoải mái cho cư dân trong chung cư, quản lý toàn bộ hoạt động thu – chi, bảo dưỡng, bảo trì và các hoạt động khác của chung cư minh bạch, rõ ràng, từ đó hạn chế tối đa tình trạng tranh chấp chung cư.

Đặc biệt ứng dụng phần mềm quản lý tòa nhà chung cư InfoxBuilding còn giúp ban quản lý chủ động, tích cực lắng nghe phản hồi của cư dân thông qua phiếu điều tra, thông tin trực tiếp… nhằm duy trì, giữ vững mối quan hệ tốt với cư dân, giúp ban quản lý phối hợp tốt hơn với cư dân khi xảy ra sự cố, gia tăng sự tiện nghi, hài lòng của cư dân khi sinh hoạt tại chung cư.